Conforme o Código Civil Brasileiro, art. 1348, compete aos síndicos edilícios, entre outras obrigações, representar o condomínio ativa e passivamente; prestar contas à Assembleia anualmente, e quando exigidas; e elaborar o orçamento das receitas e despesas.

Acontece que, para o síndico cumprir estas obrigações e ter controle sobre os ativos e passivos e sobre as receitas e despesas, não basta simplesmente registrar os ingressos e desembolsos pelo regime caixa, mas é necessário manter o registro de seus atos pelo regime de competência, para ter os saldos das contas não recebidas e não pagas, já que ele é o responsável pelos ativos e passivos.

Como as administradoras de condomínios não executam serviços de contabilidade, elas não levam em consideração os aspectos econômicos e financeiros envolvidos nos atos do síndico. Apenas registram o que receberam e o que pagaram, apurando, assim, o saldo em caixa. Se alguém perguntar ao síndico se todas as obrigações assumidas pelo condomínio foram pagas e qual o montante das dívidas e dos valores a receber, dificilmente ele terá estas informações.

Exemplificando: O condomínio antecipa um valor para o seu funcionário, mas este valor é registrado como pagamento, e não como ativo. Se a administradora não descontar do salário o adiantamento, isso certamente passará despercebido e o valor não será cobrado.

Caso o condomínio contrate serviços terceirizados de portaria, segurança ou de limpeza, haverá retenções tributárias sobre o valor contratado. O valor retido caracteriza uma obrigação do condomínio. Se esta obrigação não for registrada, mas apenas o valor pago ao terceirizado, irá parecer que o valor do serviço é o valor pago, e não o valor contratado, e de que nada é devido sobre este serviço. Isso acontece porque se registra o valor pago e não o valor real do serviço contratado, nem as obrigações tributárias incidentes sobre este serviço.

Esse assunto é muito pertinente para a gestão dos condomínios, pois, recentemente, ao se proceder uma auditoria nas contas de determinado condomínio predial, constatou-se a existência de milhares de dívidas tributárias que não foram pagas, tampouco informadas aos condôminos nas assembleias, o que gerou obrigações futuras e a consequente responsabilização do síndico.

Por isso, é importante que o síndico exija que seu condomínio tenha contabilidade ou que mande fazer auditorias nas contas regularmente. Do contrário, poderá se deparar com muitos aborrecimentos, decorrentes da falta desta importante ferramenta de gestão, pois a contabilidade gera informações econômicas e financeiras imprescindíveis para uma gestão segura.

Salézio Dagostim é contador; pesquisador contábil; professor da Escola Brasileira de Contabilidade (EBRACON); autor de livros de Contabilidade; presidente da Associação de Proteção aos Profissionais Contábeis do Rio Grande do Sul - APROCON CONTÁBIL-RS; e sócio do escritório contábil estabelecido em Porto Alegre (RS), Dagostim Contadores Associados, à rua Dr. Barros Cassal, 33, 11º andar - salezio@dagostim.com.br.